«Я вам пишу по электронке», — так и хочется перефразировать пушкинскую Татьяну. Тем более, что в век информационных технологий бумажные письма отправляются все реже, и все чаще мы посылаем свои сообщения друзьям и партнерам по бизнесу по e-mail. 

Деловое электронное письмо обладает определенными особенностями и существенно отличается от электронной переписки между друзьями и приятелями. Попробуем разобраться, какими именно свойствами оно должно обладать. 

Первое, что необходимо помнить: краткость — сестра таланта. Не стоит в деловом послании расписывать предложения и преимущества сотрудничества подробно и длинно. Чем меньше в письме воды, тем выше шанс быть прочитанным.

Использование в деловом письме слов, написанных большими буквами (ТОЛЬКО СЕГОДНЯ, ТОЛЬКО У НАС, СПЕШИТЕ и т.д.) категорически запрещено. Дело в том, что такая манера письма на подсознательном уровне вызывает у нас ощущение крика. Разве интересно слушать человека, который разговаривает на повышенных тонах? То-то же. 

Электронная массовая рассылка деловых писем существенно снижает шансы на успех. Многие склонны воспринимать такие письма как спам. Поэтому следует позаботиться о том, чтобы адреса других получателей были невидимы. 

В ходе деловой переписки при ответе на письмо не посылайте адресату еще раз его текст — это невежливо. Поле для письма нужно предварительно очистить, оставив там только «свежую» для получателя информацию. 

Визитка — вот что подчеркивает деловой стиль отправителя. Поэтому позаботьтесь о ее создании заранее, вдруг получатель надумает связаться с вами по телефону или подъехать к вам в офис.

Соблюдайте сроки ответа на деловое электронное послание. По правилам этикета ответ нужно отправить через час после получения письма. Разумеется, не у каждого есть возможность оперативно отвечать на электронные письма. В таком случае ответ может быть отправлен и чуть позже, но никак не позднее 24 часов.  

Практически все электронные почтовые сервисы оборудованы функцией «уведомления о прочтении». Не забывайте ею пользоваться, если отправитель запросил подтверждение. 

Язык сообщения должен быть прост, понятен и доступен. Не стоит использовать смайлики и другие символы. Избегайте неуместных шуток, лишних вводных слов. Соблюдайте стиль изложения. Желательно рассказывать о предложении в одном времени, дабы не запутать читателя. И, конечно, следите за орфографией и пунктуацией. 

Соблюдая эти нехитрые правила, можно создать отличное деловое электронное письмо. Не справляетесь с этой задачей? Обращайтесь к профессиональным копирайтерам. Благо специалистов, умеющих писать такие послания, много.