Официально-деловой стиль, глаголы совершенного действия, обращения и подпись «Искренне Ваш» в конце документа. Деловая переписка — это вам не записки на тетрадных корочках и sms-сообщения. Официально деловой стиль предполагает соблюдение определенных правил написания. 

Деловые письма. Как часто вам приходится получать и отправлять их? Делопроизводство на предприятии вообще немыслимо без официальной переписки. Вот только письмо письму рознь. 

Нужно понимать, что деловое письмо несколько отличается от коммерческого предложения. Так как же правильно писать деловые письма? Попробуем разобраться.

• Во-первых, деловое письмо нужно писать на фирменном бланке организации. Тем самым вы подчеркиваете солидность компании, ведь в любом месте и в любое время встречают по одежке. 
• Во-вторых, на бланке следует разместить логотип организации, ее наименование, почтовый адрес и контактные данные. 
• В-третьих, каждый лист делового письма должен быть пронумерован (разумеется, если само письмо содержит больше одного листа).
• В-четвертых, следует соблюдать поля: отступ слева не должен быть меньше 20 мм, справа — 10 мм, снизу и сверху — 20 мм. 

Не стоит употреблять при написании такого письма витиеватые и длинные фразы. Главная задача — донести до адресата свои мысли и предложения. Используйте максимально простые слова и короткие предложения. 

Ошибкой многих деловым писем является еще и описание нескольких проблем и вопросов. Если их тематика разнится, лучше направить несколько деловых писем, нежели все писать в одном. 

Нейтральный тон, отсутствие орфографических, пунктуационных ошибок и лишних подробностей — всего этого нужно придерживаться в деловой переписке. 

Цели делового письма

• привлечь внимание;
• завязать партнерские отношения;
• ускорить оплату услуг;
• пригласить на презентацию;
• поздравить адресата;
• выразить соболезнования;
• предъявить претензии. 

Этикет деловой переписки также предусматривает прямое обращение к адресату. Тут можно использовать различные формулировки (все зависит от того, насколько близко вы общаетесь с получателем письма). «Уважаемый», «Дорогой» и подобные обращения будут вполне уместны. 

Заключительная часть письма также должна содержать этикетные фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на продолжительное сотрудничество» и т. д. 

Не справляетесь с написанием деловых писем самостоятельно? Агентство продающих текстов «Ловец слов» к вашим услугам. Обращайтесь.